Urząd Miasta Włocławek

Zasady, którymi należy się kierować przy składaniu ofert, realizacji zadań i rozliczaniu dotacji w konkursach prowadzonych przez Gminę Miasto Włocławek

A pomniejsz czcionkę A standardowy rozmiar A powiększ czcionkę

Wszelkie niezbędne dla oferentów informacje dotyczące konkursu, w szczególności: rodzaj zadania, wysokość środków budżetowych przeznaczonych na realizację zadania, zasady przyznawania dotacji, termin i warunki realizacji zadania, termin składania ofert, tryb i kryteria stosowane przy wyborze ofert oraz termin dokonania wyboru ofert zawarte są w zarządzeniach ogłaszających otwarte konkursy ofert oraz w Zarządzeniu Nr 13/2016 Prezydenta Miasta Włocławek z dnia 14 stycznia 2016 r. w sprawie zasad i trybu postępowania w zakresie zlecania zadań publicznych organizacjom pozarządowym oraz podmiotom wymienionym w art. 3 ust 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie zmienionym Zarządzeniem Nr 292/2016 z dnia 17 października 2016 r.


Zasady, którymi należy się kierować przy składaniu oferty, realizacji zadania i rozliczeniu dotacji.

  1. należy uważnie czytać treść ogłoszeń konkursowych oraz podpisywanych umów,
  2. oferty, zaktualizowane kosztorysy, sprawozdania  należy złożyć  na aktualnych drukach, które znajdują się na stronie www.wloclawek.pl w zakładce organizacje pozarządowe – otwarte konkursy ofert –  formularze, dokumenty konkursowe,
  3. oferty, sprawozdania i inne dokumenty muszą być podpisane przez osoby upoważnione do reprezentowania organizacji,
  4. nazwa zadania, którego dotyczy oferta musi być zgodna z nazwą zadania zawartą w zarządzeniu o otwartym konkursie ofert,
  5. należy podać aktualne dane kontaktowe – numery telefonów i adresy e-mail oraz numery dowodów osobistych i adresy zamieszkania osób upoważnionych do reprezentowania organizacji (umieszczone będą w umowach),
  6. w niewypełnionych rubrykach należy wpisać adnotację „nie dotyczy”, w miejscach gdzie znajduje się gwiazdka, należy wykreślić niepotrzebne zapisy,
  7. do oferty należy dołączyć wszystkie załączniki wymienione w ogłoszeniu,
  8. załączone kopie dokumentów muszą być poświadczone zgodnie z wytycznymi zawartymi w ogłoszeniu (na każdej stronie za zgodność z oryginałem, data, podpisy osób upoważnionych),
  9. wkład nie może wynieść mniej niż 10%, w tej sytuacji aby spełnić powyższy warunek, nie zaokrągla się w górę miejsc po przecinku,
  10. należy wskazać daty, godziny realizacji zadań tzn. ilość godzin w ciągu dnia, tygodnia, miesiąca, w jakie dni itp.
  11. jednostki miary muszą być odpowiednie do pozycji kosztorysu np. umowa zawarta na określoną liczbę godzin z określoną liczbą osób, ilość nagród, ilość zakupionego sprzętu itp., należy również zwrócić uwagę na spójność pomiędzy wartościami liczbowymi określonymi w opisie zadania harmonogramie i kosztorysie zadania,
  12. muszą być zawarte właściwie umowy zgodnie z kodeksem cywilny –  np. osoba prowadząca zajęcia pozalekcyjne wykonuje zlecenie, a nie dzieło, przy umowie o dzieło musi powstać dzieło,
  13. umowy zawierane w trakcie realizacji zadania muszą być podpisane przez osoby upoważnione. Zgodnie z art. 11 ust. 4 ustawy z dnia z dnia 7 kwietnia 1989 r. – Prawo o stowarzyszeniach w umowach między stowarzyszeniem a członkiem zarządu oraz w sporach z nim stowarzyszenie reprezentuje członek organu kontroli wewnętrznej wskazany w uchwale tego organu lub pełnomocnik powołany uchwałą walnego zebrania członków (zebrania delegatów). Umowy podpisane niezgodnie z wyżej wymienionym zapisem art. 11 ust. 4 ustawy – Prawo o stowarzyszeniach nie będą uwzględniane,
  14. należy informować, że zadanie jest współfinansowane ze środków otrzymanych od Gminy Miasto Włocławek, informacja na ten temat powinna się znaleźć we wszystkich materiałach, publikacjach, informacjach dla mediów, ogłoszeniach oraz wystąpieniach publicznych dotyczących realizowanego zadania publicznego.
  15. w trakcie realizacji zadania można zmienić preliminarz do 10% wartości poszczególnych rodzajów wydatków z dotacji, jeżeli nie zwiększy to kwoty dotacji oraz procentowej wysokości dofinansowania zadania, a powyżej 10% należy uzyskać zgodę Zleceniodawcy, wówczas sporządza się aneks do umowy,
  16. pozycje w kosztorysie można dodać tylko za zgodą zleceniodawcy i tylko na etapie realizacji zadania, w przypadku zgody sporządza się aneks do umowy,
  17. środki muszą być wydatkowane w okresie realizacji zadania określonym w umowie, również składki do ZUS i US należy płacić w okresie realizacji zadania,
  18. zakup sprzętu wyposażenia i innych artykułów niezbędnych do realizacji zadania należy dokonać w okresie pozwalającym na realizację zadania zgodnie z umową np. zakup sprzętu sportowego na zajęcia sportowe musi nastąpić  na początku realizacji zadania, tak żeby można było z niego korzystać na zajęciach, należy zaopatrzyć się w wodę czy inne napoje na początku realizacji zadania, produkty żywnościowe powinny być zakupione w czasie realizacji zadania – świeże produkty żywnościowe powinny być zakupione tuż przed spożyciem, ilość artykułów spożywczych musi być adekwatna do liczby uczestników,
  19. wszystkie wydatkowane środki powinny być przeznaczone tylko na produkty i artykuły związane z realizacją zadania,
  20. faktury muszą być wystawione bezpośrednio po zakupie (dotyczy m.in. artykułów spożywczych, przemysłowych, biurowych itp.).  

Więcej informacji:

Agnieszka Zgłobicka – azglobicka@um.wloclawek.pl – tel. (54) 414 44 65,

Marta Karbowska – mkarbowska@um.wloclawek.pl – tel. (54) 414 44 61.

W ramach naszej witryny stosujemy pliki cookies w celu świadczenia Państwu usług na najwyższym poziomie, w tym w sposób dostosowany do indywidualnych potrzeb. Korzystanie z witryny bez zmiany ustawień dotyczących cookies oznacza, że będą one zamieszczane w Państwa urządzeniu końcowym. Możecie Państwo dokonać w każdym czasie zmiany ustawień dotyczących cookies. Więcej szczegółów w naszej Polityce Cookies.

Zamknij